Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, thư ký văn phòng không chỉ là người hỗ trợ hành chính đơn thuần mà còn đóng vai trò điều phối, quản lý thông tin và giao tiếp nội bộ hiệu quả. Nhằm đáp ứng nhu cầu tuyển dụng ngày càng cao và chuẩn hóa kỹ năng nghề nghiệp, chương trình Khóa học Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng được thiết kế dành cho những ai mong muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực hành chính – văn phòng.
Khóa học cung cấp đầy đủ kiến thức chuyên môn, kỹ năng tổ chức công việc, xử lý văn bản, giao tiếp công sở và ứng dụng công nghệ văn phòng – giúp học viên sẵn sàng đảm nhiệm tốt vai trò thư ký chuyên nghiệp tại các cơ quan, doanh nghiệp và tổ chức.
Nội dung khóa học nghiệp vụ thư ký văn phòng
Khóa học nghiệp vụ thư ký văn phòng được thiết kế nhằm cung cấp nền tảng kiến thức chuyên sâu, kỹ năng hành chính chuyên nghiệp và thái độ làm việc đúng chuẩn cho những ai đang làm hoặc có mong muốn làm việc trong lĩnh vực thư ký – hành chính. Nội dung chương trình học được xây dựng theo các học phần cụ thể như sau:
1. Tổng quan về nghề thư ký và văn phòng hiện đại
Giới thiệu về vai trò, trách nhiệm và vị trí của thư ký trong cơ cấu tổ chức.
Những phẩm chất và kỹ năng cốt lõi của một thư ký văn phòng chuyên nghiệp.
Xu hướng phát triển nghề thư ký trong thời đại số: từ hành chính truyền thống đến quản trị văn phòng hiện đại.
Phân biệt công việc thư ký, trợ lý, lễ tân, hành chính văn thư.
2. Soạn thảo và trình bày văn bản hành chính
Nguyên tắc trình bày văn bản theo quy định của pháp luật và nội quy doanh nghiệp.
Hướng dẫn chi tiết các loại văn bản phổ biến: công văn, tờ trình, biên bản họp, thông báo, quyết định, thư mời, hợp đồng…
Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ hành chính – công sở rõ ràng, chuẩn mực, súc tích.
Quản lý vòng đời văn bản: soạn thảo, ký duyệt, phát hành, lưu trữ và bảo mật.
3. Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian
Lập kế hoạch công việc ngày/tuần/tháng cho cá nhân và bộ phận.
Quản lý lịch làm việc cho lãnh đạo và tổ chức họp, công tác, hội thảo.
Kỹ thuật sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên (Eisenhower, 5W1H…).
Kỹ năng sử dụng lịch điện tử, email và phần mềm quản lý công việc.
4. Kỹ năng giao tiếp hành chính và ứng xử công sở
Giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp và đối tác theo đúng nguyên tắc công vụ.
Kỹ năng tiếp nhận và xử lý thông tin qua điện thoại, email, văn bản, trực tiếp.
Nghi thức và văn hóa công sở: trang phục, thái độ, hành vi đúng mực.
Xử lý tình huống công sở: xung đột, yêu cầu đột xuất, phản hồi tiêu cực…
5. Nghiệp vụ lễ tân và tổ chức sự kiện văn phòng
Tiếp khách, đón tiếp đối tác, hỗ trợ hội họp và sắp xếp không gian làm việc.
Chuẩn bị tài liệu, thiết bị, hậu cần cho các buổi làm việc, sự kiện nội bộ.
Ghi biên bản cuộc họp, tổng hợp nội dung và gửi báo cáo nhanh chóng.
Phối hợp giữa các bộ phận để triển khai chương trình, sự kiện trôi chảy.
6. Sử dụng công nghệ và phần mềm văn phòng
Thành thạo Word: tạo biểu mẫu, định dạng chuẩn văn bản hành chính.
Kỹ năng sử dụng Excel: lập bảng theo dõi công việc, tính toán dữ liệu hành chính.
Thiết kế PowerPoint chuyên nghiệp cho trình bày báo cáo, họp nội bộ.
Quản lý email, dữ liệu và file mềm qua Google Drive, Outlook, các phần mềm CRM, ERP…
7. Thực hành tổng hợp và đánh giá cuối khóa
Thực hành mô phỏng công việc thư ký qua các tình huống cụ thể.
Viết văn bản, lập kế hoạch, sắp xếp lịch làm việc, giao tiếp với khách…
Bài kiểm tra, báo cáo thực hành và nhận xét từ giảng viên hướng dẫn.
Định hướng phát triển nghề nghiệp và nâng cao kỹ năng chuyên sâu sau khóa học.
Thông tin khóa học nghiệp vụ thư ký văn phòng
Điều kiện đầu vào: Tốt nghiệp THPT trở lên
Thời gian học: 2 tháng
Học phí: 2.500.000 VND
Hình thức học: Online
Đơn vị cấp chứng chỉ: Cao Đẳng Công Nghệ Sài Gòn
Hồ sơ đăng ký học:
- Phiếu đăng ký theo mẫu ( Theo mẫu của nhà trường )
- Bản sao bằng đại học ( chứng thực)
- Bản sao CCCD ( chứng thực)
- 02 ảnh thẻ 3×4 ( có ghi họ tên, năm sinh mặt sau)
Nhiệm vụ hàng ngày của thư ký văn phòng
Thư ký văn phòng là người chịu trách nhiệm tổ chức, điều phối và hỗ trợ các hoạt động hành chính trong cơ quan, doanh nghiệp. Công việc đòi hỏi sự cẩn thận, linh hoạt và kỹ năng giao tiếp tốt. Dưới đây là các nhiệm vụ thường gặp trong một ngày làm việc của thư ký văn phòng:
1. Tiếp nhận và xử lý thông tin
Nhận điện thoại, email, thư từ liên quan đến công việc của bộ phận hoặc lãnh đạo.
Ghi chú, sắp xếp và chuyển tiếp thông tin đến người phụ trách đúng lúc, đúng việc.
Lưu trữ dữ liệu và thông tin nội bộ theo hệ thống.
2. Soạn thảo và quản lý văn bản hành chính
Soạn thảo công văn, thông báo, tờ trình, biên bản họp, thư mời, quyết định…
In ấn, trình ký và phát hành văn bản đến các bộ phận liên quan.
Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ giấy tờ khoa học, dễ tra cứu khi cần.
3. Sắp xếp lịch làm việc và hỗ trợ lãnh đạo
Lập kế hoạch, nhắc lịch họp, lịch làm việc, lịch công tác của lãnh đạo.
Chuẩn bị tài liệu, hậu cần cho các buổi họp, sự kiện, hội thảo.
Ghi biên bản cuộc họp, tổng hợp nội dung và gửi báo cáo đúng hạn.
4. Tiếp đón khách và xử lý công việc lễ tân
Hướng dẫn, đón tiếp đối tác, khách đến liên hệ làm việc.
Bố trí phòng họp, chuẩn bị nước, tài liệu và hỗ trợ các yêu cầu từ khách.
Giải quyết các tình huống phát sinh trong khu vực lễ tân.
5. Hỗ trợ công tác hành chính – hậu cần
Đặt văn phòng phẩm, kiểm soát tài sản, thiết bị văn phòng.
Theo dõi công việc hành chính thường ngày như chấm công, theo dõi nghỉ phép, hỗ trợ tổ chức sinh nhật, sự kiện nội bộ…
Phối hợp với các bộ phận để đảm bảo quy trình hành chính trơn tru.
Thông tin liên hệ:
Học viện JUN OPEN
- Địa chỉ: 26 Thanh Đa, Phường 27, Quận Bình Thạnh.
( Trường Công Đoàn Thành Phố Hồ Chí Minh) - Điện thoại: 0888.013.000 (zalo: Học Viện JUN OPEN)
- Email: [email protected]
- Website: junopen.edu.vn
Hỗ trợ tư vấn 24/7, nộp hồ sơ tất cả các ngày trong tuần kể cả thứ 7,CN.
